Как разместить план закупок на сайте


Как разместить план закупок и план-график по 44-ФЗ и в каком случае они составляются?

Согласно требованиям 44-ФЗ, заказчики обязаны разместить в ЕИС документы по планированию закупок на следующий год. В обязанности заказчиков входит размещение плана закупок и плана-графика.

СодержаниеПоказать

Что такое план закупок и план-график, для чего и в каком случае они нужны

По нормам Закона о контрактной системе заказчики обязаны запланировать предстоящие торги через подготовку плана закупок и плана-графика. Оба эти документа достаточно похожи, ключевое различие между ними состоит в степени детализации. План закупок представляет собой документ, в котором запланированы предстоящие закупки в общих чертах. Он предшествует подготовке плана-графика и составляется на три года. Общие требования к закупочным планам по 44-ФЗ установлены статьей 17.

В плане-графике прописывается подробная информация о торгах, которые предполагается провести заказчиками в течение календарного года. Таким образом, два указанных документа различаются сроками, на которые они составляются, и содержанием.

По сути, в плане-графике закупок приводятся сведения, которые содержат перечень мероприятий по реализации и практическому воплощению плана закупок. Требования к данному документу установлены в ст. 21 44-ФЗ.

Заказчику запрещено проводить закупки, которые не предусмотрены планом-графиком с января 2017 года по ч. 11 ст. 21 44-ФЗ. Но в план-график допускается вносить изменения и вносить дополнения, после чего необходимо выдержать определенный период и проводить закупочные мероприятия.

Планы закупок и планы-графики имеют два ключевых предназначения. Так, они позволяют государству контролировать расходование бюджетных денег заказчиками. На их основе контролирующие инстанции могут сделать выводы, насколько эффективной является закупочная практика, и действительно ли закупки отвечают потребностям в товарно-материальных ценностях. Планы-графики выступают способом контроля за затратами.

Потенциальным поставщикам и участникам план закупок предоставляет возможность спланировать свое участие в них, выбрать интересующие контракты и начать подготовку к ним.

Порядок размещения плана закупок в системе ЕИС

План закупок составляет заказчиком на три года, согласно п. 4 ст. 17 44-ФЗ. Это всегда обобщенный документ. Если сроки закупок превышают три года, то информацию необходимо внести в закупочный план на весь период.

Требования к размещению плана закупок в ЕИС устанавливаются Правительством. Стоит отметить, что требования к содержанию плана зависят от уровня финансирования заказчиков. Для заказчиков федерального уровня он определяется Правительством, регионального – высшим исполнительным органом субъекта, для муниципальных заказчиков – местной администрацией.

Так, федеральным заказчикам следует руководствоваться Постановлением Правительства от 2015 года №552 «Об утверждении правил формирования…», заказчикам муниципального и регионального уровней – Постановлением от 2013 года №1043.

Заказчику следует запланировать свою закупочную деятельность в течение 10 дней после подтверждения объема финансирования по бюджетному законодательству или плана финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения по ч. 8 ст. 17 44-ФЗ. Этот срок не стоит путать со сроком размещения планов в ЕИС.

План закупок размещается в ЕИС после его утверждения руководством через издание приказа. Срок размещения плана закупок в системе установлен как 3 дня с момента его утверждения.

Размещение плана происходит по следующему алгоритму:

  1. Заказчик входит в личный кабинет в раздел «Планирование закупок».
  2. Выбирает опцию «План закупок» и нажимает кнопку «Создать».
  3. Прописывает в системе всю информацию, которая представлена ниже.
  4. Нажимает кнопку «Сохранить и разместить».

При заполнении закупочного плана на следующий год заказчику нужно прописать следующую информацию:

  • В столбцах 1-4 указываются порядковый и идентификационный номера, а также цели проведения закупочной процедуры.
  • В столбцах 5-6 содержится наименование объекта торгов, ориентировочное время публикации извещения о закупках.
  • Столбцы 7-11 должны содержать указание на финансовые источники, общий объем и запланированные платежи на следующие периоды.
  • Столбец 12 должен содержать ориентировочные даты проведения закупок . Эти сведения допускается изменить при необходимости.
  • Столбец 13 заполняется в зависимости от того, предполагается ли провести специализированные торги.
  • Колонка 14 должна содержать информацию о необходимости проведения общественных слушаний по закупке.
  • При внесении изменений в закупочный план сведения об этом отображаются в колонке 15.

При необходимости в план закупок допускается вносить изменения, но они должны иметь под собой основания.

В частности, изменения вносятся для приведения планов в соответствие из-за изменения целей закупочной деятельности, реализации федеральных законов и региональных нормативно-правовых актов, реализации принятых заказчиком решений, а также в иных случаях, которые предусмотрены федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами.

Нужно ли оформлять приказ об утверждении плана-графика

После того как план-график был составлен, он приобретает юридическую силу через утверждение его посредством приказа. Именно с даты оформления приказа отсчитываются сроки для публикации сведений в ЕИС. План-график подлежит размещению к информационной системе в течение 3 дней после оформления приказа (согласно ч. 9 ст. 17 44-ФЗ).

Приказ об утверждении плана закупок составляется в произвольном формате, и законодательно не предусмотрен его унифицированный бланк. Ответственен за его разработку контрактный управляющий.

Приказ об утверждении плана-графика оформляется на фирменном бланке организации и содержит следующие сведения:

  1. Номер приказа, дата его подготовки, наименование.
  2. Цель подготовки распорядительного документа и нормативно-правовая база (в данном случае это ст. 17 44-ФЗ).
  3. Приводятся указания руководства об утверждении плана закупок и обоснования к нему.
  4. Назначаются ответственные лица за его исполнение.

Документ подписывается руководством и скрепляется печатью.

Порядок размещения плана-графика в системе ЕИС

Без плана-графика не допускается проведение закупок. За ошибки в подготовке плана-графика и нарушение сроков заказчику грозят большие штрафы.

Форма для заполнения плана-графика неоднократно изменялась и к 2019 году стала представлять собой весьма массивный документ, состоящий из 32 или 33 столбцов (зависит от типа заказчика).

Документ разбит на отдельные колонки и имеет верхнюю часть с базовой информацией, которая обязательна для заполнения. В ней нужно прописать наименование заказчика, его организационно-правовую форму, местонахождение и контактные данные, а также годовой объем заказов.

Далее при размещении документа в ЕИС заказчику следует последовательно заполнить следующие поля:

  1. Индивидуальный код закупки.
  2. Предмет договора и филиал заказчика, который испытывает потребности в данных закупках.
  3. Краткое содержание заказа, который описывает предмет договора.
  4. НМЦК.
  5. Процент авансового платежа, который предусмотрен документацией.
  6. Объем денежных средств, выделенный на заказ (если он предполагает реализацию за несколько лет).
  7. Единица измерения по закупке.
  8. Объем закупаемых товаров и услуг.
  9. Сроки поставки товаров, исполнения работ и оказания услуг с разбивками на кварталы, месяцы и пр.
  10. Размер обеспечения по заявкам при проведении конкурсов и аукционов (0,5-5% от НМЦК).
  11. Размер обеспечения исполнения контракта как 5-30% от НМЦК.
  12. Месяц и год проведения закупки.
  13. Способ выбора поставщика и подрядчика по ст. 24 44-ФЗ.
  14. Информация о предоставляемых преимуществах при проведении закупок.
  15. Информация о проведении заказов у субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных НКО.
  16. Сведения о запретах и ограничениях на заказы товаров иностранного производства.
  17. Необходимость обязательного проведения общественных слушаний по ст. 20 44-ФЗ.
  18. Необходимость банковского сопровождения госконтракта по ст. 35 44-ФЗ.
  19. Информация об изменении плана-графика закупок, если это допустимо по ч. 13 ст. 21 44-ФЗ.
  20. Информация об уполномоченном органе по ч. 1 ст. 25 44-ФЗ.

После того как план-график заполнен, необходимо привести итоговые суммы по всем КБК или всем закупочным мероприятиям, отдельно – сумма, которая приходится на субъекты малого бизнеса, социально-ориентированные НКО (для того, чтобы проверить, соблюдаются ли требования о минимальном объеме закупок у данной группы поставщиков) и запрос котировок (чтобы соблюдались требования о максимальном объеме закупок с помощью указанной процедуры).

Основаниями для изменения плана-графика по 44-ФЗ может стать корректировка плана закупок, изменение объема и стоимости, отмена заказчиком закупки, выдача предписания контролирующими инстанциями, изменение даты закупок и пр.

Важно учитывать, что планы-графики закупок публикуются в открытом доступе, даже если заказчик не предполагает закупать товары, работы и услуги в следующем году. В таком случае формируется нулевой план-график, и размещается информация с прочерками в соответствующих полях.

Отсутствие данного документа грозит заказчиками штрафами.

Публикация с направлением на контроль

Процедура казначейского контроля в государственных закупках начала действовать с 2018 года. Понятие и сфера его действия содержатся в ч. 5 ст. 99 44-ФЗ.

Порядок проведения контрольных мероприятий содержится в Постановлении Правительства №1367 от 2015 года. Процедура начала действовать еще в 2017 году, но затем выяснилось, что ее механизм еще не отработан, и у заказчиков возникли затруднения с размещением информации в ЕИС. Но с начала 2018 года требования контроля должны неукоснительно соблюдаться.

В случае если учреждение выступает в качестве заказчика, который подлежит контролю со стороны уполномоченных инстанций по положениям ч. 5 ст. 99 44-ФЗ, публикация им плана-графика имеет определенные особенности. Положения данной статьи не распространяются на унитарные предприятия. Под действие требований о прохождении контроля подпадают:

  1. Заказчики, которые производят закупки из средств государственного бюджета.
  2. Федеральные бюджетные и автономные учреждения.
  3. Государственные унитарные предприятия, которые делают капитальные вложения в объекты с федеральной формой собственности.

Казначейский контроль осуществляется через взаимодействие ЕИС и системы «Электронный бюджет».

План-график необходимо перенаправить на проверочные мероприятия через выбор пункта «Разместить и направить на контроль». Далее порядок действий будет следующим:

  1. Лицу необходимо согласиться с всплывающим предупреждением.
  2. Документ будет проверяться в системе в автоматическом режиме. При наличии ошибок и недочетов появится диалоговое окно.
  3. После исправления всех погрешностей на экране появится печатная форма плана-графика.
  4. Заказчику необходимо подписать документ с помощью ключа ЭЦП и отправить его на проверку контролирующим инстанциям.
  5. После этого документ поступает в казначейство. Контролирующие инстанции должны проверить представленные в нем сведения в течение рабочего дня, который следует за днем отправки плана-графика.
  6. С результатами проверки пользователь сможет ознакомиться в ЕИС. Казначейство перенаправляет заказчику протокол о несоответствии.
  7. Сотрудники контрактной службы заказчика должны устранить все замечания и направить документы на проверку вновь.

Особый порядок контроля предусматривается для документов, которые содержат государственную тайну. В данном случае сведения передаются в контролирующие инстанции на съемном или бумажном носителе.

Типичная ошибка при проверке плана закупок: объем финансовых расходов превышает финансирование на следующий год. При проверке планов-графиков часто возникает ситуация, что НМЦК в плане-графике превышает размер расходов из плана закупок.

Заказчику не следует забывать о возможности привлечения его к административной или дисциплинарной ответственности за нарушения при подготовке документов о закупках.

Публикация без направления на контроль

В случае если план-график публикуется унитарным предприятием или организацией, которая не включена в перечень учреждений, подвергающихся в обязательном порядке контрольным мероприятиям, план-график публикуется без дополнительной проверки. Алгоритм действий заказчика в этом случае будет следующим:

  1. Пользователь авторизуется в личном кабинете ЕИС.
  2. Переходит на вкладку «Планы-графики закупок товаров, работ и услуг».
  3. Заполняет необходимые поля.
  4. Перед публикацией всплывает окно с формой подтверждения.

В случае если план-график не публикуется из-за технических ошибок, то нужно четко сформулировать проблему и передать информацию в службу поддержки. К запросу необходимо приложить подтверждение возникновения неисправностей в виде скриншотов. Переписку со службой поддержки следует сохранить. Наличие таких жалоб в службу техподдержки позволяет обезопасить заказчика от привлечения к административной ответственности за неразмещение сведений в установленные сроки.

После устранения технических неполадок у заказчика будет 1 день на публикацию документов.

Сколько дней нужно выдерживать после размещения плана-графика, чтобы разместить извещение по контракту

Согласно ч. 14 ст. 21 44-ФЗ, внесение изменений в план-график должно производиться не позднее, чем за 10 дней до появления извещения о закупке в ЕИС или отправки приглашения на принятие участия в закрытой закупочной процедуре. В процессе размещения извещения на проведение аукциона или конкурса заказчику необходимо подождать 10 дней после внесения изменений в план-график.

При этом 44-ФЗ не установлены ограничения по срокам размещения закупок в случае первичного размещения плана-графика. Но однозначная позиция по этому вопросу среди контролирующих инстанций не сложилась: заказчику следует быть готовым к тому, что ему предстоит отстаивать свою позицию по этому вопросу. Некоторые разъяснения указывают на то, что заказчику нужно выдержать 10 дней для проведения закупки и при первичном размещении.

Также нужно отметить, что законодательство о контрактной системе не содержит требований о необходимости выдерживания каких-либо сроков после размещения плана закупок. Это значит, что план закупок допускается размещать в один день с планом-графиком.

Таким образом, в обязанности заказчиков сегодня входит планирование деятельности по 44-ФЗ. Они формируют два документа: план закупок и план-график. План закупок – это стратегический документ, который содержит общие сведения о закупках на предстоящие 3 года. Он оформляется с учетом требований ст. 17 44-ФЗ. В плане-графике прописываются тактические шаги по реализации плана, он детализирует информацию в плане. Правила подготовки и публикации плана-графика представлены в ст. 21 44-ФЗ.

План-график и план закупок должны быть предварительно утверждены руководством заказчика через издание соответствующего приказа, после чего документы в обязательном порядке публикуются в ЕИС в открытом доступе в течение 3 дней. Некоторые заказчики подпадают под действие обязательного контроля размещаемой информации, то есть они предварительно передают план-график для утверждения казначейством, а только потом приступают к его публикации. Заказчик не вправе закупать товары, работы и услуги, если они не предусмотрены планом-графиком. Но при необходимости в него допускается вносить изменения. Если правки не были внесены, то закупать товары и услуги необходимо не ранее, чем через 10 дней после появления изменений в открытом доступе.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Опыт в сфере госзакупок

Как создать и реализовать план закупок

Обязанности менеджера по закупкам выходят далеко за рамки утверждения закупок. Для эффективного управления проектом вам потребуется хорошо спланированная стратегия, основанная на исчерпывающей информации.

Проще говоря, план управления закупками излагает и документирует требования к закупкам, чтобы удовлетворить потребности проекта. План должен включать в себя цели плана и конкретные протоколы для метода закупок.

Вот требования для успешного планирования закупок:

  1. Группа снабжения .

Перечислите всех, кто имеет право участвовать в процессе планирования закупок и принятия решений, с их контактной информацией.

  1. Требования к позиции.

Требования к плану включают несколько уровней информации о каждой позиции, которую необходимо приобрести.

Соберите информацию обо всех материалах, необходимых для проекта.В зависимости от типа проекта этот список может включать материальные активы, такие как строительные материалы или оборудование, и нематериальные активы, например лицензии на программное обеспечение.

Включите всю необходимую информацию о каждом элементе: размер, количество, технические требования и спецификации, любую информацию, которая гарантирует покупку подходящего инструмента или материала для работы.

Наряду с описанием товара укажите причину или обоснование покупки. Чтобы определить цель, ответьте на следующие вопросы:

  • Для чего используется предмет?
  • Кому нужен этот товар?
  • Почему этот предмет необходим для завершения проекта?

Установите график закупок.Покупка предметов до того, как они понадобятся, может затруднить хранение. Ваш план закупок должен включать дату, когда для каждого предмета нужна дата. Эффективный план закупок может включать оптовые закупки в разных отделах, использовать сезонные скидки, согласовывать минимальные объемы заказа в течение срока действия контракта и сокращать расходы на хранение и обработку за счет своевременной доставки.

Наконец, перечислите людей, уполномоченных запрашивать каждый элемент.

  1. Выбор поставщика

Если заявки требуются, опишите особенности процесса торгов, включая минимальное количество заявок, условия, которые должны быть выполнены до рассмотрения заявки, а также то, будут ли торги открытыми или взятыми из список предпочтительных поставщиков.

  1. Тендерные предложения и прием

В типичном процессе отдел закупок выдает запрос предложений (RFP) с подробным описанием потребностей проекта. Поставщики отвечают на запрос предложения предложениями или предложениями, предоставляя такую ​​информацию, как стоимость, время доставки и особенности планирования.

В этом разделе укажите критерии, по которым будут отбираться поставщики и заключаться контракты, а также кто будет принимать окончательное решение (обычно это комитет по отбору).Хотя каждый проект индивидуален, вот типичная разбивка критериев выбора:

  • Способность поставщика доставлять материалы вовремя
  • Качество
  • Стоимость
  • График поставки
  • Сравнение затрат на аутсорсинг и инсорсинг
  • История поставщика с компанией

RFP будут рассмотрены отборочной комиссией.

Перечислите имена всех лиц, принимающих решения, и порядок проверки для создания рабочего процесса.

«Для эффективного управления закупками в рамках проекта вам потребуется хорошо спланированная стратегия, основанная на исчерпывающей информации.”

  1. Типы контрактов

Поскольку для проекта могут потребоваться материальные товары, такие как произведенные детали с фиксированной стоимостью, а также работа подрядчика, план закупок может включать различные типы контрактов. Подробно укажите типы контрактов, которые будут использоваться в процессе закупок для каждой категории товаров. Некоторые (но не все) типы контрактов:

Заказ на поставку (ЗП) Используется для закупки товаров и материалов.

Твердо фиксированная цена - Цена по договоренности на товары или услуги по контракту.

Фиксированная цена плюс поощрение - Цена договорная со встроенными стимулами, основанными на производительности, для более быстрой доставки или завершения.

Контракты с фиксированной ценой и экономичной корректировкой цен - для долгосрочных контрактов, по которым цена на материалы может корректироваться с учетом инфляции.

Время и материалы (T&M) - включает ставки субподрядчика на установку и стоимость материалов.

Контракт с возмещением затрат - Фиксированная стоимость плюс возмещение непредвиденных расходов или изменений контракта.

  1. Определение рисков и управление рисками

Работа с поставщиками всегда сопряжена с соответствующими рисками. В этом разделе перечислите примеры потенциальных рисков, связанных с закупками, и опишите стратегии управления и снижения рисков при сохранении установленных отношений компании с предпочтительными поставщиками.

Потенциальные риски - это все, что вызывает сбой в цепочке поставок и, в свою очередь, задержки проекта и перерасход средств. Это может включать такие обстоятельства, как задержки доставки из-за непредвиденных событий, некачественная доставка продукции или конфликты с поставщиками.

Риск также может исходить изнутри компании. Внутренние риски включают нереалистичные бюджетные ограничения или ожидания от графика.

Изложите стратегии снижения рисков, которые включают, кто будет решать проблемы, кто утвердит план смягчения, а также конкретные решения, такие как альтернативные субподрядчики на случай, если один из них не сможет выполнить поставку.

  1. Обработка заказа на поставку

Перечислите шаги для заказов на поставку и политики закупок. Например, при использовании аутентификации с трехсторонним соответствием:

  1. Отдел закупок отправляет заказ на покупку (ЗП) для авторизации покупки.
  2. Счет-фактура возвращается поставщиком покупателю со ссылкой на ЗП.
  3. Товары прибывают с упаковочным листом, который сверяется с ЗП и счетом, чтобы убедиться, что все доставлено в соответствии с заказом.

Все три документа сверены и зарегистрированы. Цифровые системы заказа закупок сравнивают данные и отмечают любые отклонения.

  1. Ограничения проекта

У каждого проекта есть лимит бюджета и ограничения по времени.Чтобы уменьшить смещение объема работ при соблюдении требований к закупкам, тщательно определите ограничения проекта в деталях, включая сроки, затраты и технические характеристики. Ограничения проекта следует рассматривать на каждом этапе процесса принятия решений и сравнивать с закупочной деятельностью.

  1. Управление поставщиками и отчетность

Отдел закупок служит связующим звеном между менеджером проекта, руководителями отделов и поставщиками.Запланируйте регулярные встречи, определите, как они будут проводиться, и определите, какой информацией следует обмениваться во время каждой встречи. Убедитесь, что поставки идут по графику и будут поступать в соответствии с контрактом.

  1. Метрики поставщика

Отслеживайте данные о доставке и присваивайте рейтинг качества для оценки работы каждого поставщика. Обратите внимание на качество и количество товаров и услуг, время доставки и отслеживайте расходы по счетам. Используйте показатели для решения любых проблем, выявления моделей проблем и оценки поставщиков для дальнейшего рассмотрения.

Управляйте процессом закупки до оплаты централизованно с помощью PurchaseControl

Узнайте, как скачать PDF.

Что такое закупки и как планировать закупки по проекту?

Традиционно целью хорошо спланированного процесса закупок в бизнесе является приобретение товаров и услуг в ответ на внутренние потребности. Выполняя эту задачу, компании оптимизируют свою деятельность, снижают стоимость сырья и улучшают управление поставками. С точки зрения управления проектами закупочная деятельность включает изучение наиболее экономичного способа предоставления проектным группам необходимых продуктов и услуг в рамках имеющихся средств и временных рамок.Чтобы понять, как этот процесс может быть спланирован, сначала мы должны понять , что такое закупки в отношении и , какие основные этапы задействованы в определении требований к закупкам для проектов и выявлении потенциальных продавцов.

Что такое закупки? Общее определение

По сути, закупки означает акт получения (либо путем покупки, либо путем изготовления) товаров и услуг, необходимых организации для выполнения своих конкретных деловых операций.Это важный компонент структуры управления бизнесом, который позволяет компаниям снабжать свои инициативы всем, что необходимо для успешного функционирования бизнеса.

Очевидно, закупки можно определить как некий процесс, который многократно повторяется для определенной цели. Как и любой другой процесс, закупка означает потребление определенных ресурсов для преобразования доступных входов в желаемые выходы. Например, покупка запчастей для автомобиля требует вложения денежных средств и использования имеющихся механических навыков и времени для установки деталей и ремонта автомобиля.Другой пример: организация приобретает строительные материалы и привлекает рабочих к строительному проекту для строительства пристройки.

Эффективно и действенно управляя решениями о закупках, бизнес-организация может:

  • Поддержка операционных требований
  • Эффективное и эффективное управление базой снабжения
  • Установите прочные отношения с другими бизнес-процессами и функциями
  • Сохранять стратегии закупок интегрированными в цели и задачи организации

Определение процесса закупок в управлении проектами

Для успешного завершения проектам требуются определенные продукты и / или услуги (которые называются « закупки, »), которые должны быть определены и указаны в соответствии с требованиями проекта и должны быть доставлены по графику.Определяя правильные закупочные операции на этапе планирования проекта и обеспечивая своевременную и полную доставку, менеджер проекта (PM) предоставляет команде все элементы, необходимые для получения результатов и продвижения проекта к успешному завершению. Следующее определяет закупки в управлении проектами:

Процесс закупок проекта означает серию шагов и процедур, которые выполняются на протяжении всего жизненного цикла проекта для получения необходимых предметов от внешних поставщиков или для производства части или всех этих предметов внутри организации с привлечением соответствующих вместимость.Он определяет метод определения требований к закупкам, управления закупками и взаимодействия с поставщиками для обеспечения желаемого уровня выполнения проекта.

Участники процесса

Этот процесс требует, чтобы менеджеры проектов и другие заинтересованные стороны планировали и управляли заказами, оплатой, получением, проверкой и обоснованием позиций от внешних поставщиков. Однако, если организация имеет собственные производственные мощности, элементы могут изготавливаться внутри (и извне из проекта) с частичным (или без полного) участием внешних ресурсов.

Вот ключевых участников закупочной деятельности проекта:

  • Менеджер проекта (PM), который несет полную ответственность за планирование и контроль закупок и приобретений
  • Отдел закупок (контрактов), который занимается командой, руководителями и поставщиками, чтобы продвигать проект через цикл закупок.
  • Отдел снабжения, который отвечает за планирование и руководство поиском, управлением поставками и контролем доставки.Этот руководитель подчиняется непосредственно премьер-министру.
  • Производственное подразделение, которое производит необходимые товары самостоятельно, без привлечения поставщиков.
  • Поставщики, закупающие необходимые товары и услуги.
  • Члены команды, которые помогают менеджеру проекта планировать закупки, а также использовать и потреблять товары для реализации проекта
  • Специалисты, предоставляющие технические и маркетинговые консультации

Обратите внимание, что не обязательно, чтобы все эти роли были включены в проект.На практике между участниками проекта можно распределить только несколько ролей (например: PM, отдел закупок, команда и поставщики).

Планирование закупок для проектов в 4 этапа

Цель планирования процесса закупок - выявить и определить потребности в закупках для данного проекта и сформулировать намеченный курс действий для управления контрактами и заказами на поставку. Менеджер проекта в сотрудничестве с отделом закупок и контрактов (в основном с руководителем отдела) берет на себя ответственность за планирование процесса на ранних этапах, а также обеспечивает надзор и управление всей закупочной деятельностью на протяжении жизненного цикла проекта.Этому руководителю необходимо сотрудничать с отделом, командой проекта, PMO, поставщиками и другими ключевыми игроками для разработки плана управления закупками и отслеживания процесса.

В соответствии с традиционным процессом (определяемым PMI) план управления закупками - это вспомогательный план в иерархии общего плана управления проектом, который определяет, что требуется приобрести для проекта и как предоставлять продукты и услуги на график и согласно спецификации.Этот документ также определяет, как закупочная деятельность будет управляться на протяжении жизненного цикла проекта, от установления контактов и разработки соответствующих документов до управления поставками продуктов и заключения сделок с выбранными поставщиками и подрядчиками. Ниже вы можете просмотреть ключевых шагов , чтобы ответить на вопрос «Что такое закупки в проектах» и как планировать закупки:

Шаг 1. Составление списка закупаемых товаров

Прежде всего, PM проводит встречи с командой, чтобы обсудить возможные требования к закупкам и перечислить те позиции (продукты и услуги), которые необходимы для успешного завершения работы.Встречи помогают менеджеру получить экспертную оценку от команды относительно сроков и предварительной спецификации. Затем руководитель передает список элементов в PMO для проверки и утверждения. После утверждения товаров список передается в отдел закупок, который принимает решение о способах покупки или изготовления необходимых товаров / услуг. Шаг завершается, когда отдел принимает решение о наиболее подходящем методе закупок и сообщает PM.

Шаг 2. Установите критерии принятия решения для выбора поставщиков

Как правило, существует множество потенциальных поставщиков, которые могут удовлетворить потребности в закупках и предоставить товары, необходимые для проекта, но при этом они поставляют товары и услуги на разных условиях.Таким образом, задача состоит в том, чтобы проанализировать рынок и выбрать тех поставщиков, которые будут закупать необходимые товары в требуемые сроки и по разумной цене.

Эту проблему можно решить, установив критерии принятия решения, которые помогут сделать лучший выбор. Критерии принятия решения не могут быть идентичными для разных организаций, потому что каждая организация устанавливает конкретное определение закупок и закупок для своих проектов. Поэтому менеджер проекта должен тесно сотрудничать с отделом закупок и контрактов и PMO (или другим органом управления), чтобы согласовать критерии выбора и заключения лучших контрактов на закупку для своего проекта.

В качестве примера приведем несколько соображений, которые могут помочь установить критерии принятия решения:

  • Соблюдение графика (поставщик имеет возможность закупить все позиции в соответствии с графиком поставки)
  • Качество (все позиции соответствуют требованиям к качеству, определенным в договоре купли-продажи)
  • Стоимость (стоимость доставки обоснована и не превышает ожидаемой стоимости)
  • Прошлая производительность (в прошлом мы имели дело с поставщиком, и производительность была хорошей, поэтому на этот раз вероятность работы с тем же поставщиком выше)

Шаг 3.Сделка с Procurer

После того, как критерии принятия решения были установлены на предыдущем шаге, теперь отдел может начать переговоры с поставщиками, которые соответствуют критериям, и может поставить закупочные товары по наиболее выгодным вариантам. Начальнику отдела необходимо проводить регулярные встречи с менеджером проекта, чтобы отчитываться о состоянии переговоров и следить за ходом каждого закупленного товара. Эти встречи также помогают гарантировать, что каждый элемент соответствует требованиям, установленным в спецификациях, и поставлен в соответствии с планом закупок проекта .Любые задержки в доставке и графике можно предотвратить заблаговременно, а необходимые изменения в спецификации могут быть внесены «на лету» до отправки товаров, если закупщик может выполнить новые условия.

В случае неудачной доставки или закупки товаров, не соответствующих спецификациям, PM должен встретиться с командой, чтобы определить, какие товары / услуги следует заказать дополнительно и в какие сроки. График проекта следует соответствующим образом пересмотреть и скорректировать. Затем отделу необходимо сообщить текущим закупщикам или новым подрядчикам дополнительные спецификации и новые сроки.Как только эти вопросы будут решены, начальник отдела должен сообщить менеджеру проекта о новом графике доставки.

Шаг 4. Измерение эффективности закупочной деятельности

Показатели производительности позволяют лицам, принимающим решения, определять, соответствует ли их проект графику с точки зрения закупочной деятельности. Использование таких показателей прокладывает путь для определения того, где и почему требуются улучшения в плане закупок. Анализ производительности поставщиков также может быть проведен для изучения данных о производительности текущих продавцов, а затем использовать эти данные для критериев принятия решения (например,грамм. Критерий «Прошлая эффективность») в будущих проектах.

Отдел закупок берет на себя ответственность за измерение эффективности закупок по проекту и предоставление отчетов о данных эффективности менеджеру проекта.

.

Архив планирования закупок - Комната закупок

Планирование закупок - это процесс принятия решения, что покупать, когда и из какого источника. В процессе планирования закупок назначается метод закупок и определяются ожидания по выполнению требований к закупкам.

Планирование закупок важно, потому что:

1. Помогает решить, что покупать, когда и из каких источников.

2. Это позволяет планировщикам определить, реалистичны ли ожидания; в частности, ожидания запрашивающих организаций, которые обычно ожидают, что их требования будут выполнены в короткие сроки и в более короткие сроки, чем позволяет применение соответствующего метода закупок.

3. Это возможность для всех заинтересованных сторон, вовлеченных в процессы, встретиться для обсуждения конкретных требований к закупкам. Этими заинтересованными сторонами могут быть запрашивающая организация, конечные пользователи, отдел закупок, технические эксперты и даже поставщики, которые вносят соответствующие вклады по конкретным требованиям.

4. Он позволяет создать стратегию закупок для каждого требования, которое будет включено в план закупок. Такая стратегия включает в себя исследование рынка и определение применимого метода закупок с учетом требований и обстоятельств.

5. Планировщики могут оценить время, необходимое для завершения процесса закупок и заключения контракта по каждому требованию. Это ценная информация, поскольку она служит для подтверждения того, может ли требование быть выполнено в течение периода, ожидаемого или требуемого запрашивающей организацией.

6. Потребность в технических знаниях для разработки технических спецификаций и / или объема работ по определенным требованиям может быть оценена, особенно если внутренние технические возможности отсутствуют или отсутствуют.

7. Планировщики могут оценить возможность объединения или разделения требований по закупкам в различные пакеты контрактов.

План закупок является продуктом процесса планирования закупок. Он может быть разработан для конкретного требования, конкретного проекта или для ряда требований для одной или нескольких организаций в государственном или частном секторе.

План закупок важен, потому что:

1. В нем перечислены все потребности, которые, как ожидается, будут выполнены в течение определенного периода времени.

2. На его основе составляется график закупок, в котором устанавливаются сроки выполнения каждого шага в процессе закупок до присуждения контракта и выполнения требований.

3. Это позволяет объединить схожие требования в рамках одного контракта или разделить требование на несколько пакетов контрактов для экономии масштаба.

4. Исходя из количества требований в плане закупок, закупающая организация может заранее определить любую потребность в дополнительном персонале, включая внешнюю помощь, для выполнения всех требований к закупкам, перечисленных в плане закупок.

5. Он позволяет отслеживать процесс закупок, чтобы определить, насколько фактические результаты сопоставимы с запланированными, и, таким образом, предупредить соответствующие департаменты и соответствующим образом скорректировать план закупок.

6. Повышает прозрачность и предсказуемость процесса закупок.

Как насчет вас, есть ли еще одна причина, по которой планирование закупок и план закупок важны?

Оставить комментарий.

.

Процесс закупок - Создание плана снабжения: Закупки: Учебное пособие | SCM

Введение
Определите возможности
Проанализируйте ситуацию
Проведите стратегический анализ
Пример из практики
Создайте стратегический план снабжения

Введение

Процесс закупок

Бизнес-требования для продукта или услуги

Потребность пользователя для продукта или услуги

Определите возможности

Возможности обычно возникают из-за бизнес-требований к продукту или услуге.

Требования к материалам могут включать:

  • Оборудование
  • Компоненты
  • Сырье
  • Полностью готовая продукция

Требования к обслуживанию могут включать:

  • Программисты
  • Обработчики опасных отходов
  • Перевозчики
  • Поставщики услуг по техническому обслуживанию

Пользователи (также называемые внутренними клиентами ) выявляют потребность в материалах или требованиях к услугам и сообщают об этом закупщикам.

Проанализируйте ситуацию

Ситуационный анализ может включать «заявки на закупку» или «ведомости работ».

Заявка на закупку должна содержать:

  • Описание необходимого материала или услуги
  • Требуемое количество и дата
  • Ориентировочная стоимость единицы
  • Расчетный счет к списанию
  • Дата заявки (запускается цикл отслеживания)
  • Требуемая дата

В ведомостях работ (SOW) для услуг указывается работа, которая должна быть завершена, когда это необходимо, и какой тип поставщика услуг требуется.

  • Маркетинг может захотеть приобрести рекламную кампанию.
  • R&D может потребовать клинических испытаний.
  • Людям может понадобиться напечатать брошюру.

Провести стратегический анализ

Отдел снабжения должен работать с поставщиками и своими внутренними клиентами, чтобы проанализировать процесс, чтобы понять, где существуют возможности для устранения потерь и повышения ценности.

Оценка поставщика

При крупных закупках требуется углубленная оценка.Он используется для нестандартных поставок более высокой стоимости. Он начинается со списка потенциальных поставщиков. Нельзя исключать существующих поставщиков с хорошей репутацией.

Критерии оценки поставщика

1. Оборудование и сооружения

  • Возможность расширения в будущем?

2. Процессы

  • Возможности наращивания мощности?
  • Продолжительность технологического цикла?
  • Надежная программа контроля качества?
  • Общая уборка?
  • Условия работы?

3.Возможности управления

  • Навыки управления проектами?
  • Стабильный, слаженный коллектив?
  • Как они видят вашу компанию как клиента?
  • Долгосрочное стратегическое видение?

4. Информационные системы

Критерии оценки поставщика

1. Системы планирования и контроля

Системы планирования и контроля включают в себя те системы, которые выпускают, планируют и контролируют поток работы в организации.Как мы увидим в последующих курсах, сложность таких систем может иметь большое влияние на производительность цепочки поставок. Среди вопросов, которые должна задать покупающая фирма:

  • Есть ли у поставщика хорошо развитые системы планирования потребностей в материалах, кадрах и производственных мощностях? Если нет, то почему?
  • Отслеживает ли поставщик ключевые показатели эффективности, такие как время обработки, уровень качества и затраты? Сравниваются ли эти показатели с целями или стандартами производительности?
  • Насколько легко клиентам взаимодействовать с системами планирования и контроля поставщика?

Последний пункт особенно важен для организаций, заинтересованных в эффективном управлении цепочкой поставок.При высоком уровне взаимодействия информация о потребностях клиента легко передается поставщику, а покупатель, в свою очередь, может получить важную информацию от поставщика. Рассмотрим отношения между Wal-Mart и Proctor and Gamble (P&G). Когда магазин Wal-Mart продает конкретный товар P&G, информация поступает непосредственно в системы планирования и контроля P&G. Затем P&G может соответствующим образом спланировать производство и отгрузку. Кроме того, Wal-Mart может легко узнать, когда партия P&G прибудет на один из ее складов распределения, тем самым позволяя Wal-Mart консолидировать эту партию с другими партиями по пути в отдельные магазины.

2. Соответствие экологическим нормам

В 1990-е годы возросло осознание того, какое влияние промышленность оказывает на окружающую среду. Закон о чистом воздухе 1990 года налагает крупные штрафы на производителей озоноразрушающих веществ и дурно пахнущих газов, а правительства ввели законы, касающиеся рециркуляции содержимого промышленных материалов. В результате способность поставщика соблюдать экологические нормы становится важным критерием для альянсов цепочки поставок.Это включает, но не ограничивается, надлежащую утилизацию опасных отходов.

3. Минимальные типовые оценки для рассмотрения

Метод взвешенной точки

Используя систему оценки взвешенных точек, закупщики могут ранжировать поставщиков в соответствии с некоторыми из этих критериев.

В этом примере поставщик A имеет оценку 3/5 по качеству, 4/5 по доставке, 2/5 по цене и 7/10 по обслуживанию, с общей оценкой 63.Поставщик B получил более высокие оценки, чем A, по качеству, не так хорошо по доставке, но лучше по цене и обслуживанию. С учетом связанных весов по качеству, доставке, цене и обслуживанию, которые важны для покупателя, система взвешенной оценки предполагает, что Поставщик B лучше подходит для этой покупки и должен получить контракт.

Пример использования

Используя информацию, представленную в примере 2, а также таблицу Excel, оцените следующее:

  • Ответьте на запрос вашего руководителя, обсудив критические факторы, которые вы должны учитывать при принятии решения о том, использовать ли этот критически важный элемент из одного или нескольких источников.
  • Предоставьте вашу рекомендацию по присуждению этого контракта, используя разработанный вами формальный инструмент взвешенной оценки поставщиков.
  • Какие еще факторы может учитывать покупатель или закупочная группа при оценке достоинства потенциальных поставщиков?

Создание стратегического плана снабжения

Стратегический план закупок требует, чтобы закупки оценивали изменения и управляли ими, чтобы реализовать преимущества стратегии закупок.

План должен быть создан таким образом, чтобы обеспечить:

  • Выгоды, указанные в стратегии, предоставляются в полном объеме и в срок.
  • Изменение пройдет успешно и в соответствии с реалистичным графиком.
  • Риски учтены, и соответствующие непредвиденные обстоятельства включены в общий план.

Что делает план хорошим?

  • Внедрение требует много времени и часто имеет высокий процент отказов.
  • Успешные реализации надлежащим образом планируются и сообщаются во время создания стратегии, а затем активно выполняются и постоянно управляются до завершения.
  • По мере разработки стратегии отдел закупок будет определять, какие области бизнеса будут затронуты прямо или косвенно.
  • Во время внедрения измерение и достижение результатов, а также определение ключевых этапов помогают обеспечить успех.
.

Смотрите также

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Одноклассники
Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий